In Nederland vinden op jaarbasis zo’n 25.000 bedrijfsverhuizingen plaats. Hier komt veel bij kijken. Je zult op zoek moeten naar een ander, geschikt bedrijfspand. De spullen van het oude bedrijf moeten naar het nieuwe pand worden vervoerd. Het nieuwe pand zal moeten worden ingericht en ook is het zaak om te inventariseren welke personeelsleden er meeverhuizen. Zeker wanneer het nieuwe pand op grotere afstand gelegen is van het oude bedrijfspand.
Kies een geschikt bedrijfspand
Bij het kiezen van een geschikt pand zal je in de eerste instantie misschien denken aan de grootte van het gebouw en de verschillende ruimtes. Er zijn echter veel andere zaken die een pand wel of juist niet geschikt maken. Hoe is de ligging van het pand? Is het bedrijf gemakkelijk te bereiken voor klanten? Is er voldoende ruimte om te parkeren? Dit zijn allemaal dingen die je het liefst meeneemt in je overweging. Ook is het financiële aspect niet onbelangrijk. Past de huur- of koopprijs binnen het budget? Controleer ook of er sprake is van extra kosten, zoals servicekosten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Zelf doen of uitbesteden?
Een bedrijfsverhuizing bestaat uit meer dan het verplaatsen van bureaus en kasten. Ook het telefoniegedeelte en het internet moeten goed werken om de werkzaamheden in het nieuwe pand te kunnen hervatten. Een belangrijke afweging om te maken is het aantal personeelsleden dat je tot je beschikking hebt om te helpen met de verhuizing. En is er wel genoeg kennis in huis om de servers en de bekabeling te regelen? Wanneer je je personeel laat verhuizen, kunnen hun dagelijkse werkzaamheden niet of nauwelijks worden uitgevoerd. Als je ze buiten werktijden laat verhuizen, is dit niet alleen een aanslag op hen zelf, maar ook op hun privéleven. Wanneer je liever zo min mogelijk rompslomp wilt omtrent de bedrijfsverhuizing, dan is het raadzaam om eens informatie in te winnen over de mogelijkheden om dit project uit te besteden.
Het verhuizen van apparatuur en andere spullen
Of je nu hebt besloten om zelf te verhuizen of om dit door een bedrijf te laten doen, de spullen zullen van A naar B worden gebracht. Het is handig om op voorhand een draaiboek te maken en uit te stippelen wat er wanneer gaat gebeuren. Zo weet elke betrokkene waar hij of zij aan toe is. Het is handig om per afdeling te verhuizen. Bepaal per ruimte binnen het oude pand welke spullen er meegaan en welke spullen weggedaan kunnen worden. Pak de spullen die meeverhuizen zorgvuldig in en codeer de verhuisdozen duidelijk. Zo weet iedereen in een oogopslag waar de inhoud van de doos in het nieuwe pand thuishoort. Dit draagt bij aan een overzichtelijke en efficiënte manier van een bedrijfsverhuizing.
De laatste stappen
Als het nieuwe pand is ingericht en alle apparatuur werkt, dan hoef je alleen nog een paar laatste dingetjes te regelen. Het is belangrijk om de wijziging van de bedrijfsgegevens tijdig door te geven aan de Kamer van Koophandel. Stel ook de Belastingdienst op de hoogte van de nieuwe situatie en vergeet ook zeker niet een adreswijziging te sturen aan je leveranciers en klanten. Pas de gegevens op de website aan en breng ook je bank op de hoogte van de adreswijziging. Een bedrijfsverhuizing is hoe dan ook een flink project, maar door van tevoren een duidelijk overzicht te maken van de bijbehorende taken, bespaar je jezelf en je personeelsleden veel onnodige stress.